薄ろぐ記憶の記録
 
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【2017.04.24 Monday 】 author : スポンサードリンク
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目標をタグにする
前回、「目標とタスクはチェックポイントで決まる」の続き。

タスクは目標と関連させて決めるのがポイント。
これ、結構当たり前のようで、タスクの書き出しと処理が日常になって慣れてくると間違った方向に行きがち。
タスクは何をやるかとやったかの備忘録で良いんだけれども、それだけではもったいなくて、目標と関連させて決める、というのを考えると良いじゃないかと。

例えば…
  1. A社の見積もり作成と提出
  2. B社に昨日出した見積もりの確認メール
  3. C社へ昨日の注文を出荷
  4. 在庫の確認とデータ更新
  5. 在庫リストデータの改善
  6. ホームページとブログ更新
  7. 在庫と事務所の整理整頓、掃除

12月31日、帰宅前か寝る前に上のような簡単なメモを書いて、1月1日にやろうと考えたとする。
メールチェックとかニュースをだらだら見ちゃうとやりたい作業ができなくなるから、メモに書いたことが終わったら、その他のことをやろうと決めたとする。

1は頼まれたか自発的に送るかで別だけれど、2と3を含めて日常業務で、できるだけ早く対応すること。
4は、やっておかないとあとで困るからやっておくこと。
5は、やらなくても困らないかもしれないけれど、積み重ねてやっておけばあとで違いが出るであろうこと。そして自分のためにもなること。
6も、やらなくてもやってもその日は変わらないかもしれないけれど、いつか良い変化があるだろうと期待して積み重ねておくこと。
7は、急に忙しくなった時に少しでも楽できるように、少しでも気分良くいられるように、少しでも作業の効率が上がるようにしておくこと。仕事の休憩の気分転換に整理整頓ができるようになると言うこと無い。ネットでダラダラとニュースを見てるよりよほど気分転換になるし終わったら更に気分転換できるという点でもかなりお勧め。とりあえず1分未満だけやろうと思ってスタートしてみることからお勧め。

で、ここまではやることリストの内容で、最初に書いた「タスクの書き出しと処理が日常になって慣れてくると間違った方向に行きがち。」の状態。
リストに書き出して実行率が上がるだけでも十分なんだけれども、もう一歩考えて見ましょうというのが「目標と関連させて決める」。
1日のタスクの内容例から、12月31日に次の日からの1年の目標を考えたとする例。
  1. 顧客対応を迅速に
  2. 仕事高効率化して新規事業の計画と実行
  3. 仕事環境の改善

例が大ざっぱ過ぎるけれど。
会議で問合せ対応を早くしようと決まって、1の目標が決定。
仕事の効率化はどこも考えたいことだろうけれど、効率化してどうするのか、省力化で時間と労力が減ったなら、その時間を休憩に使うのか、別の仕事に回すのか。この場合は新規事業を考えてスタートしましょう、という目標を設定。
整理整頓って張り紙をしてもあまり意味が無いのはどこも同じ。子供でも会社でも目標に入れておいて損は無い。
この3つの目標を[迅速対応][効率化と計画][環境改善]の3つのキーワードにして、これをタグとして考える。

ここでタスクをもう一度見てみる。

  1. A社の見積もり作成と提出
  2. B社に昨日出した見積もりの確認メール
  3. C社へ昨日の注文を出荷
  4. 在庫の確認とデータ更新
  5. 在庫リストデータの改善
  6. ホームページとブログ更新
  7. 在庫と事務所の整理整頓、掃除
このタスクに、目標を関連させる。

  1. [迅速対応]A社の見積もり作成と提出
  2. [迅速対応]B社に昨日出した見積もりの確認メール
  3. [迅速対応]C社へ昨日の注文を出荷
  4. [効率化と計画]在庫の確認とデータ更新
  5. [効率化と計画]在庫リストデータの改善
  6. [効率化と計画]ホームページとブログ更新
  7. [環境改善]在庫と事務所の整理整頓、掃除

タスクに目標タグが付くと、タスクをもう一捻りしようかなと考えてみる。

  1. [迅速対応]A社の見積もりの確認メールと作成提出と連絡
  2. [迅速対応]B社に昨日出した見積もりについて最新の在庫情報と確認メール
  3. [迅速対応]C社へ昨日の注文を出荷と最新の在庫とホームページアップデート情報
  4. [効率化と計画]在庫の確認と帳票を改善した部分の修正しながらデータ更新
  5. [効率化と計画]顧客への案内に使いやすい在庫リストデータの改善
  6. [効率化と計画]問合せや出荷内容など現在の受注状況を反映したホームページとブログ更新
  7. [環境改善]受発注内容を考えた整理整頓、掃除。明日のタスクを処理しやすい準備と掃除。
タスクと目標を関連させる目的は次回に。

【2015.01.09 Friday 08:46】 author : zio
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【2017.04.24 Monday 08:46】 author : スポンサードリンク
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